PERSONALIA - BAB 9

Personalia

Defenisi Personalia
personalia adalah manajemen yang mengkhususkan diri dalam bidang personalia atau dalam kepegawaiaan. Oleh karena itu lah manajemen personalia dapat didefenisikan sebagai berikut: Manajemen personalia adalah suatu ilmu dan seni untuk melaksanakan antara lain planning, organizing dn kontroling sehingga efektivitas dan efisiensi personalia dapat ditingkat kan semakasimal mungkin. Memang hrus kita ketahui bahwa sukses tidaknya suatu perusahaan /instansi tidak hanya tergantung dari kegiatan dalam bidang personalia , meskipun demikian peranan manajemen personalia cukup besar andilnya terhadap sukses tidaknya.

personalia telah dilaksanakan sejak dulu oleh nenek moyang kita , hal ini ternyata dengan adanya bangunan seperti Borobudur, Piramid di Mesir dan sebagainya. Meskipun demikian karena situasi dan kondisi berubah serta kebutuhan yang mendesak, maka sejak abad ke-20 manajemen personalia mulai dekembangkan dan diusahakan untuk diterapkan.

Untuk dapat mengembangkan manajemen personalia maka kita harus sadar bahwa manusia bukanlah benda mati sebab manusia mempunyai perasaan, mereka dapat gembira dan sakit hati , mereka dapat senan dan susah , mereka bukan hanya memerlukan kebutuhan materi tetapi juga mereka juga sering mengharapkan penghargaan dan pengakuaan .

Oleh karena demikiaan banyak factor yang merupakan asfek dalam kehidupan manusia dalam hubungannya antara satu dengan yang lain, maka untuk mengembangkannya perlu pengetahuaan tentang fsikologi, hubungan tentang manusia agama,adat-istiadat dan sebagainya. Memang harus kita akui bahwa makin kecil suatu perusahaan, maka makin kecillah peranan menajemen personalia. Sebaliknya dengan makin besarnya suatu perusahaan maka makin besarlah peranan manajemen personalia disini. Hal ini dapat kita mengerti, sebab makin besar suatu perusahaan maka kecendrungan makin besarlah jumlah personalianya. Dan ini berarti makin dibutuhkan administrasi yang lebih baik, pengurusan yang lebih baik, kebijakan-kebijakan yang lebih baik dan sebagainya. Ini disebabkan karena makin besarnya jumlah personalia, bukan hanya makin besar jumlah yang harus diurus tetapi kecendrungan makin kompleks persoalan yang harus dihadapi.

Tugas-tugas manajemen personalia adalah mencakup:

* Menetapkan analisa jabatan

* Menarik karyawan

* Seleksi

* Melatih

* Menempatkannya

* Memberikan kompensasi yang adil dan merata

* Memotivasi karyawan


ANALISA JABATAN

Analisa jabatan/job analysis adalah suatu kegiatan untuk memberikan analisa pada setiap jabatan sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang sayarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan untuk jabatan tertentu. Hal ini berarti akan merupakan landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan, disamping sebagai landasan atau pedoman kegiatan lainnya dalam bidang manajemen personalia.

Sebenarnya pertanayaan diatas dapat dilanjutkan yaitu mengapa analisa jabatan tersebut dapat memberikan gambaran sayarat-syarat yang diperlukan bagi jabatan tertentu? Sebenarnya analisan jabatan adalah juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat memangku jabatan tersebut dengan baik. Tentang jabatan itu sendiri ditunjukan dalam gambaran jabatan atau deskripsi jabatan sedangkan tentang syarat-syarat yang diperlukanh informasi jabatan ditujunjukan dalam syarat-syarat jabatan. Dengan demikian berarti pengertian analisa jabatan yang pokok terdiri dari 2 hal yaitu:

1. Deskripsi jabatan /job description

Deskripsi jabatan adalah penjelasan tentang suatu jabatan, tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenangnya dan sebagainya.

2. Syarat-syarat jabatan/job specification

Syarat-syarat jabatan dibuat berdasarkan skripsi jabatan jadi syarat jabatan adalah merupakan suatu informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan

Untuk membuat deskripsi jabatan agar tidak menimbulkan kesimpangsiuran serta dobel pekerjaan, maka dalam membuat deskripsi jabatan tidak boleh dilepaskan dengan deskripsi jabatan keseluruhan jabatan.

Ansalisa jabatan sebenarnya dapat dipakai juga sebagai landasan atau pedoman untuk penerimaan dan penempatan karyawan serta penentuan jumlah kebutuhan karyawan. Selain sebagai landasan hal-hal tersebut diatas, maka analisa jabatan dapat juga dipakai sebagai landasan kegiatan-kegiatan lain dalam bidang personalia, yang diantaranya:

* Sebagai landasan untuk melaksanakan mutasi

* Sebagai landasan untuk melaksanakan promosi

* Sebagai landasan untuk melaksanakan latihan/training

* Sebagai landasan untuk melaksanakan kompensasi

* Sebagai landasan untuk melaksanakan syarat-syarat lingkungan kerja

* Sebagai landasan untuk melaksanakan pemenuhan kebutuhan peralatan


Sumber-Sumber Tenaga Kerja Dan Cara Mendapatkannya

Setelah perusahaan menetapkan karakteristik atau cirri-ciri karyawan yang dibutuhkan dan jumlah masing-masing, maka perusahaan tersebut selanjutnya akan berusaha untuk mendapatkan personalia tersebut, yaitu personalia yang paling tepat baik dalam arti kualitas maupun dalam arti kuantitas.

Adapun sumber-sumber tenaga kerja itu meliputi:

* Sumber intern

Artinya bahwa tenaga kerja yang akan dipekerjakan tersebut diambil dari sumber intern yaitu menempatkan karyawan diantara karyawan yang sudah ada. Pemanfaatan sumber intern ini dilakukan dengan jalan menempatkan diantara karyawan yang sudah ada pada jabatan yang kebetulan lowong atau suatu tugas baru diadakan.

* Menggunakan jasa karyawan/pegawai lama

Suatu perusahaan kadang-kadang memerlukan karyawan dari luar lingkungan perusahaan, maka suatu cara yang praksis dan ekonomis adalah dengan menggunakan jasa dari karyawan lama. Mereka dapat diminta oleh perusahaan tempat mereka bekerja untuk menarik teman, tetangga, saudara dari mereka untuk bekerja pada perusahaan tersebut.

* Melalui lembaga-lembaga pendidikan

Kadang-kadang suatu perusahan membutuhkan karyawan baru yang membutuhkan syarat-syarat pendidikan tertentu, misalnya sarjana muda atau sarjana dari fakultas tertentu. Untuk mendapatkannya, ada perusahaan yang langsung menghubungi lembaga-lembaga pendidikan tersebut. Ada juga perusahaan yagn bertindak lanjut dengan memberikan ikatan dinas atau beasiswa pada mahasiswa seperti Caltex, Pertamina, Bank Indonesia dan sebagainya.

* Mengambil dari perusahaan lain

Ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang baru bersisir, mereka lebih mengutamakan karyawan yang sudah punya pengalaman dan biasanya diambil dari perusahaan lain.

* Mencari langsung ke tempat sumber tenaga kerja

Ada juga perusahaan yang dlaam mencari tenaga kerjanya mereka mempunyai petugas-petugas khusus untuk datang ke tempat sumber tenaga dengan maksud untuk mempengaruhi penduduk setempat agar suka bekerja pada suatu perusahaan tertentu.

* Melaui advertansi

Pada masa sekarang ini, banyak perusahaan yang cenderung untuk menggunakan media advertensi dalam usaha menarik karyawan , sebab dengan advertensi ini akan sampai ke tempat yang luas sehingga memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang paling baik.

* Memanfaatkan kantor penempatan tenaga

Sebenarnya kantor penempatan tenaga kerja didirikan oleh pemerintah Indonesia dengan maksud sebagaio tempat penyaluran tenaga-tenaga kerja yang masih menganggur. Kantor penempatn tenaga kerja menerima pendaftaran dari mereka yang membutuhkan pekerjaan. Kantor penempatan tenaga kerja akan mencatat nama, alamat, umur, pendidikan, pengalaman dan sebagainya dari pelamar tersebut. Maka kantor akan menghubungi kembali si pelamar jika ada perusahaan yang minta karyawan sesuai dengan data si pelamar tesebut.

* Seleksi

Seleksi adalah kegiatan suatu perusahaan untuk dapat memilih karyawan yang palinmg tepat dan dalam jumlah yang tepat pula dari calon-calon yang dapat ditariknya. Untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dan dalam jumlah yang tepat pula, maka diperlukan suatu metode seleksi yang tepat pula.

Seleksi berhubungan erat dengan analisa jabatan. Hal ini terjadi karena karyawan atau pegawai yang diseleksi tersebut harus disesuaikan dengan analisa jabatan yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun hal-hal yang diseleksi meliputi:

a. Pendidikan

b. Pengalaman

c. Pengetahuan

d. Kecerdasan

e. Kesehatan

f. Umur

g. Bakat

h. Kepribadian

i. Jenis kelamin, dan lain sebagainya

Setiap perusahaan harus dapat melakukan seleksi secara efeksif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yagn paling tepat. Meskipun demikian amsalah efisiensi dalam pelaksanaan metode seleksipun perlu diperhatikan. Efisiensi disini adalah dalam arti pengorbanan uang, energi, waktu dan sebagainya.

Dalam melakukan seleksi perlu memperhatikan beberapa hal yaitu :

a. Seleksi harus efektif dan efisien

b. Seleksi harus memperhatikan peraturan dan ketentuan pemerintah yang berlaku

c. Petugas seleksi harus jujur dan efektif

d. Keahlian petugas seleksi tidak boleh diabaikan

e. Pengertian "orang yang tepat pada tempat yang tepat" harus diartikan secara dinamis

Bagaimanapun usaha kita dalam melakukan seleksi masih ada kemungkinan terjadi kekeliruan, maka perlu adanya masa percobaan untuk mengurangi resiko yang mungkin timbul.

LATIHAN

Latihan/training adalah suatu kegiatan dari perusahaan yang bermaksud untuk dapat emperbaiki dan memperkembangkan sikap tingkah laku, keterampilan dan pengetahuan dari para karyawan sesuai dengan keinginan dari perusahaan yang bersangkutan. Proses latihan dilaksanakan setelah terjadi penerimaan karyawan sebab latihan hanya diberikan pada karyawan dari perusahaan yang bersangkutan.

Sebenarnya peranan latihan saat ini makin menonjol setelah ada kecendrungan bagi perusahaan untuk menerima juga karyawan yang belum berpengalaman. Ini mungkin berdasarkan pertimbangan bahwa cara ini mungkin lebih baik. Ataupun mungkin pertimbangan bahwa usaha mendapatkan karyawan yang sudah berpengalaman agak sulit karena pada umumnya mereka sudah bekerja pada perusahaan yang lain.

Ada beberapa sasaran yang ingin dicapai dengan mengadakan latihan yang antara lain sebagai berikut:

a. Pekerjaan diharapkan lebih cepat dan lebih baik

b. Penggunaan bahan dapat lebih hemat

c. Penggunaan mesin dan peralatan diharapkan dapat lebih lama

d. Angka kecelakaan diharapkan lebih kecil

e. Tanggung jawab diharapkan lebih besar

f. Biaya produksi diharapkan lebih rendah

g. Kelangsungan perusahaan diharapkan lebih terjamin

Keuntungan yang dapat diperoleh dengan latihan adalah sebagai berikut:

a. Mengurangi pengawasan

b. Meningkatkan rasa harga diri

c. Meningkatkan kerja sama antar pegawai

d. Memudahkan pelaksanaan mutasi dan promosi

e. Memudahkan pelaksanaan pendelegasian wewenang

Dalam melaksanakan latihan, pasti memiliki efek samping yang timbul yang tidak diingini yaitu:

a. Hilangnya sebagian waktu yagn produktif

b. Biaya yang terlalu tinggi

c. Harapan dari karyawan yang terlalu besar

d. Berpindahnya karyawan yang telah mendapat latihan.

Dalam pelaksanaan latihan tidak ada ketentuan secara mutlak mana yang lebih baik antara melaksanakan latihan/training sendiri atau menyerahkan latihan tersebut kepada pihak ketiga seperti yang banyak dilakukan oleh perusahaan pada saat ini. Karena semua itu tergantung pada situasi dan kondisi serta tujuan masing-masing.

Suatu metode yang tepat misalnya akan sia-sia apabila instrukturnya tidak dapat menyampaikan pelajaran-pelajaran dengan baik kepada mereka yang diajar. Oleh karena itu dalam penyelenggaraan latihan kita harus hati-hati dalam memilih instruktur.